Grundlagen für Gespräche mit auffälligen Beschäftigten
Auf die Wahrnehmung folgen der Entschluss zu Handeln und die Vorbereitung von Gesprächen mit betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Grundsätzlich ist es ratsam, die wahrgenommenen Vorkommnisse zu dokumentieren. Der Vorfall oder wahrgenommene Auffälligkeiten sollten von Ihnen als Führungskraft aus eigener Sicht beschrieben und mit Datum belegt sein. Diese angefertigten Notizen können in den Gesprächen zur Sachlichkeit und Verbindlichkeit beitragen, wie auch zur Absicherung der angesprochenen Anlässe. Außerdem können Sie sich bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gesprächen mit auffälligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern daran orientieren.
- Abgeschlossenen Besprechungsraum organisieren
- Informationen zum Hilfe- und Beratungsangebot sammeln
- Ausreichend Zeit einplanen
- Fakten/beobachtete Auffälligkeiten im Hinblick auf Arbeitsleistung, Sozialverhalten sowie Anwesenheit konkret zusammentragen
- Prüfen, inwieweit ein Zusammenhang mit riskantem Alkoholkonsum oder anderen Süchten besteht
- Optional: Schriftlichen Gesprächsleitfaden anlegen (z.B. persönliches Ziel, Erwartung zu Verhaltensänderung, Folgetermin, Ansprechpersonen)
- Rollenverteilung klären: angenehme, aber sachliche Gesprächsatmosphäre herstellen
- Störungsquellen wie Telefon ausschalten bzw. umleiten
- Freundlich mit Namen begrüßen, Platz anbieten und kurz das Gespräch einleiten
- Vertraulichkeit zusichern
- Aufklärung darüber, was schriftlich fixiert wird und wer ggf. Kenntnis vom Gespräch erhält
- Zeitrahmen festlegen
- Anlass, Art und Ziel des Gesprächs klären (Fürsorge-/Klärungsgespräch oder Stufenplangespräch)
- Gemeinsames Interesse herausstellen
- Auffälliges Verhalten sachlich und konkret benennen (auf Arbeitsaspekt beschränken)
- In Interventionsphase: Zusammenhang zwischen Auffälligkeiten und riskantem Konsum bzw. Suchtverhalten herstellen
- Sorge um die Person und die weitere Entwicklung ausdrücken
- Betroffenen Mitarbeitenden Gelegenheit geben, Stellung zu beziehen
- Gegebenenfalls nachfragen, aber Diskussion und Ablenkung vom Thema vermeiden
- Unterstützung anbieten, um Veränderung der Situation herbeizuführen, ggf. mit Hilfe weiterer Personen
- Konkrete interne oder externe Beratungsangebote vorschlagen
- Hinweis darauf, dass die/der Mitarbeitende selbst darüber entscheidet, ob er/sie diese Angebote annimmt
- Mitarbeitendenverantwortung betonen und Erwartungen an künftiges Arbeits- und Sozialverhalten konkret äußern
- Konkrete Vereinbarung treffen und weitere Schritte bestimmen
- Gegebenenfalls weitere Konsequenzen verdeutlichen, wenn keine Änderung erfolgt, und Auswirkungen des Fehlverhaltens auf Universitätsinteressen betonen
- Termin für Rückmeldegespräch vereinbaren
- Positive Erwartung äußern
- Bei protokollierten Gesprächen: Protokollnotiz aushändigen und ggf. abzeichnen lassen
- Gesprächsablauf reflektieren und Schlussfolgerungen ziehen
Diese Fehler sollten unbedingt vermieden werden…
Sie als Führungskraft sind Betroffenen und Dritten gegenüber verpflichtet, problematischen Alkoholkonsum bzw. suchtbedingtes Verhalten in der Universität anzusprechen. Dennoch ist dies immer ein heikles Thema und nicht selten wird die Ansprache vermieden oder lange hinausgezögert. Dabei kann diese Vermeidungshaltung dazu beitragen, dass sich anfängliche Probleme verfestigen und zu einer chronischen Erkrankung entwickeln bzw. negative Auswirkungen für das gesamte Team entstehen. Durch eine frühzeitige Ansprache, gerade auch am Arbeitsplatz, besteht eine Möglichkeit, diese Entwicklung abzuwenden. Keinesfalls sollte problematischer Konsum wissentlich gedeckt und entstehendes Fehlverhalten anderweitig ausgeglichen werden. Durch diese Unterlassungshaltung wird ein Krankheitsverlauf schlimmstenfalls sogar gefördert. Denn für Betroffene entsteht ein „Schonraum“ innerhalb der Universität, der zu keiner Verhaltensänderung Anlass gibt. Weder Betroffenen noch der Universität wäre dadurch geholfen. Denn die Gefahren eines Unfalls am Arbeitsplatz sowie weiterer wirtschaftlicher Schäden durch längere Ausfälle und Minderleistungen der Arbeitskraft bestehen fort oder steigen an. Wenn Sie nicht konsequent eingreifen, besteht das Risiko, dass sich nicht nur der Zustand der oder des Betroffenen verschlechtert, sondern auch das kollegiale Umfeld zusätzlich belastet wird.
Neben der Vermeidungshaltung gibt es auch in der Ansprache selbst einige Fehler, die Sie vermeiden sollten:
